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ERP能為印企帶來什么?
//www.hzbbd.icu2017-08-28 16:44:19中國新聞出版廣電網/報

  霍麗云

  ERP系統能夠保證信息傳遞的準確性和及時性,有效提高工作效率,這個作用是顯而易見的。但企業的良性發展,既要有效率還要有控制,平衡兩者的關系也至關重要。ERP系統能夠提高企業的控制力嗎?ERP系統對內控系統的建設能帶來哪些幫助?筆者認為,合理完整的內部控制應包括控制環境、風險評估、控制活動、信息與溝通、監控等多個方面。

  營造精益環境

  有效提高員工的誠實性,這是我們常說的企業文化層面的內容。作為信息管理系統,ERP系統似乎與之沒有直接關系。但隨著ERP的建立,員工所有的工作行為都將有??裳?、有所制約,這將有益于塑造誠信的企業文化。同時,ERP還固化了許多標準化的工作程序,如按照生產計劃與庫存情況精確采購、在多品種小批量訂單模式下合理安排生產任務等程序,極大地提高了員工的勝任能力,有效推進企業從粗放式管理向集約化管理的轉變。

  此外,ERP系統還對企業內部風險發揮著重要作用。ERP里有一部分報表與流程是專門用以分析內部風險的,例如庫存上下限的分析、生產進度分析、業務訂單的履約能力與贏利能力分析等。而對于一些操作性風險,如交貨期推遲、生產物資供應不及時、產品質量存在問題、生產成本波動較大等,ERP也可以得出量化的指標。通過對這些內部風險的有效識別和分析,印刷企業可以及時采取應對措施。

  實施有效控制

  ERP系統的建立可以幫助印刷企業建立一些標準化的控制程序,使一些受人為因素影響較大的或者人工操作難以實現的要求得以有效落實。例如業績評價就可以將實際業績與經營指標、財務指標等不同標準進行比較。

  在控制活動中,還有很關鍵的一環就是實現“不相容職責分離”,如授權、執行、記錄、監督等不能由同一人兼任。ERP系統就有著清晰的職責劃分與授權體系,印刷企業完全可以遵循ERP的脈絡完成這項控制活動。

  同時,ERP系統還是一個提供內部信息、規范內部信息的系統。印刷企業合理使用ERP,可以借助ERP系統擬定相關制度,并以ERP系統為載體,將制度和數據運行于企業的各項經營管理活動中。通過ERP系統的運行,員工將更好地了解企業的管理制度,了解自身的工作職責,了解其工作如何與前后工序的人員進行銜接等,規范地參與到企業的業務流程中。

  持續監督管理

  持續監控存在于印刷企業的每項日常業務活動中。如果沒有ERP系統,企業的監控活動就存在較大的盲目性和隨機性,沒有科學的標準,要么流于形式,難以發揮應有作用;要么幾方各持己見,難以達成共識。通過建立ERP系統,各職能部門的業務活動形成了有機的整體,并建立了天然的相互制約和監控。如ERP系統中的生產計劃銜接業務與生產部門,物資需求銜接生產與采購部門、資金計劃銜接業務部門與財務部門,以翔實的記錄為依據,以科學制訂的計劃為準繩,就可以實現相互之間持續有效的監控。

  可以說,ERP系統影響著內控建設的每一個方面。但是上了ERP系統,并不代表實施了有效控制,只有用好ERP系統,才能更好地提高企業的控制力,使企業在快速發展的道路上走得更穩、更遠。

  (作者單位:河北新華聯合印刷有限公司)

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